Pályázni, de bölcsen - 7. rész
A FehérVár magazin és az Echo Innovációs Műhely közös cikksorozatának hetedik részében az EU pályázati programok költségtervezésével kapcsolatos alapvető tudnivalóknak jártunk utána. Tanácsadónk ez alakalommal Zugor Zsuzsanna nonprofit pénzügyi szakértő.
- Hogyan kell elindulni egy pályázat költségvetésének összeállításakor? Mindenekelőtt a részletes szakmai programnak kell elkészülnie, erre alapozva lehet csak részletes költségvetést készíteni. Az EU-s pályázatoknál létezik egy eszközbeszerzésekre és beruházásokra vonatkozó általános útmutató, és minden egyes konkrét kiírásnak van költségvetési specifikációja, melyben meghatározzák, mit, milyen mértékben támogatnak.
Mi mindenre érdemes odafigyelni a költségvetések tervezésénél?
Minden esetben százalékos korlátokat határoznak meg, melyek átlépése kizárást von maga után. Például a projektmenedzsmentre nem lehet a teljes támogatás 12 százalékánál többet költeni, az előkészítés költségeit is korlátozzák 1-3 százalékban. Ha csak nem beruházás a program célja – 10 százalék alá kerül az eszközbeszerzés értéke. A projekt végrehajtásával összefüggő általános költségek (pl. irodaszer, irodai fogyóeszköz, posta, telefon, internet, bankszámlavezetés) jellemzően 10 százalékban maximalizált, ellenben a szakmai programelemeknél ritkán van százalékos korlát.
Minden kiírás tartalmazza azokat a minimálisan elvárt indikátorokat, amiket minden esetben teljesíteni kell, mert különben a projektet nem tekintik annak. Itt érdemes figyelni a közbeszerzési értékhatárokra, mert az eljárás költségével és átfutási idejével is számolnunk kell.
A kötelező kommunikációs elemeknél szerencsés, ha a szervezet már előre ismeri azokat az alvállalkozókat, akikkel együtt dolgozik, mert az előre bekért árajánlatok alapján könnyebb a pénzügyi tervezés. Az eszközbeszerzésnél pontosan tudnunk kell, mit, mennyiért és mikor szeretnénk beszerezni.
Egy projektnek milyen pénzügyi vezetőre van szüksége?
Kifizetési kérelmet mindig csak mérlegképes könyvelő írhat alá, viszont a pénzügyi vezetéshez nem szükséges a mérlegképes végzettség. Egy projekt pénzügyi vezetéséhez ugyanakkor nélkülözhetetlen a projektszemlélet, ez egy külön szakma, amit tapasztalataink szerint egyelőre még kevesen tudnak ellátni a városban.
Költségvetésben bekövetkezett változásoknál bizonyos esetekben elegendő az utólagos bejelentés, a legtöbb esetben azonban előzetesen kell engedélyeztetni a támogatóval. Ennek gyakran több hónapos átfutási ideje is lehet. A tapasztalatok alapján nem szerencsés eltérni a már egyszer elfogadott költségvetéstől. Ha konzorcium pályázik, a változások bejelentése előtt szükséges egy konzorciumi határozatot is hozni.
A következő részben megtudhatjuk, mik a támogatás elszámolhatóságának alapvető feltételei, illetve kiket érint a forgalmi adó kérdése.
